كاربردهاي تكنولوژي اطلاعات در سازمان ها

صفيه مهري نژاد

     يكي از ويژگيهاي بارز عصر حاضر، تغيير و تحولات سريع در ابعاد گوناگون جوامع است. اين تغييرات از زمان رنسانس تا قرن حاضر در تمامي زمينه ها نفوذ عملي يافته است. با توجه به پيشرفت هاي صورت گرفته در زمينه ميكروالكترونيك، اين تغييرات جنبه انقلابي يافته است و در اين ميان تكنولوژي اطلاعات موتور تغييرات جاري به شمار مي رود. اولين تغييرات از زمان اختراع دستگاه حروفچيني نسبتا گران قيمت گوتنبرگ در قرن 16 شروع شد و با ابداعات و نوآوريهاي حاصل در ماشين هاي محاسبه گر مكانيكي در قرن 17 توسط پاسگال و لايبنيتز توسعه يافت. در قرن 18 جاكارت و در قرن 19 ببيج، كارت پانچ را به همراه برنامه ريزي خودكار پي ريزي نمودند. اختراع تلگراف مورس در بيش از 150 سال پيش و تلفن بل در دهه 1870 مييلادي، اختراع تكنولوژي انتشار امواج و پخش برنامه هاي راديويي و تلويزيوني در دهه 1920، ابداع و رواج سيستم هاي سوييچينگ و گسترش انتقال امواج با باند پهن، ايجاد شبكه هاي رايانه اي و انتقال اطلاعات رايانمند از طريق آن بواسطه مودم و در نتيجه انتقال داده ها به صورت شبكه موجب آن شد كه انتقال بسيار سريع اطلاعات يكپارچه شنيداري و نوشتاري، داده اي و تصويري امكان پذير گردد. تكنولوژي اطلاعات را مي توان نقطه همگرايي الكترونيك، پردازش داده ها و ارتباطات دوربرد دانست. اين همگرايي دو جنبه دارد:

     نخست از ميان رفتن فاصله ها و در نتيجه قرار گرفتن رايانه هاي سابقا منزوي از هم در يك شبكه گسترده جهاني، و دوم رايانمند شدن سيستم هاي ارتباطات دوربرد كه موجب ايجاد   ظرفيت هاي جديدي براي انتقال صدا و تصوير مي شود.

     شايان ذكر است كه تكنولوژي اطلاعات، صنعتي نيست كه به قله اوج خود رسيده باشد، بلكه برعكس، در حال افزودن به كارايي خود است و هر روز منسجم تر مي شود. ترديدي نيست كه با نوآوري هايي كه آشكارا كاربردهاي متعدد، محتلف و غير قابل پيش بيني دارند، اين تكنولوژي جهش بزرگي به پيش خواهد داشت.

     علت پيش بيني ناپذيري اين كاربردها آن است كه محرك اصلي نوآوري ها، رشد مستمر و توقعات و خواسته هاي مصرف كنندگان است، ولي بي ترديد داوري بازار به تنهايي نمي تواند كاربردهاي تكنولوژي اطلاعات در اقتصاد و جامعه را تضمين كند يا دامنه تغييرات ناگهاني احتمالي در هر دو سطح ملي و بين المللي را محدود سازد.

     تكنولوژي اطلاعات سه نسل دارد. نسل اول lowcost است كه اين نسل 10 تا 15 درصد احتياجات را برطرف مي كرد و از ويژگي هاي آن مي توان به حجم زياد، امكان دسترسي به اطلاعات گذشته، و اختصاص بيش از 20 درصد بودجه براي ورود داده ها اشاره كرد.

     نسل دوم high profit ناميده شده است. اين نسل 80 تا 100 درصد نيازها را برطرف مي كند و همان نسلي است كه امروزه در آن به سر مي بريم. از ويژگي هاي آن مي توان دسترسي به اطلاعات فعلي، online بودن، وجود پايگاه داده ها، امكان استفاده همزمان تعداد زيادي از افراد، به كارگيري اينترنت، وجود  web master را نام برد. نسل سوم اطلاعات، نسلي مربوط به آينده است كه آن را  leader ship ناميده اند. در اين نسل، كاربرد استراتژيك اطلاعات مطرح مي شود و اميد است تا در آينده بشر به اين نسل دسترسي يابد. از ويژگي هاي بارز اين نسل اينترنت و تجارت الكترونيك، دسترسي سريع به نمودارها و شبيه سازي ها، دسترسي به اطلاعات حال، گذشته و آينده است.

     اما در اين ميان آنچه توجه ما را بيش از همه به خود جلب كرده است پديده اينترنت است؛ پديده اي كه جامع بسياري از معلومات بشري است و تحولي شگرف در امور ارتباطات به وجود آورده است. تشكيل شبكه اينترنت نتيجه ابتكاري از سوي وزارت دفاع ايالات متحده بود. اين وزارتخانه شبكه اي از اطلاعات پيشرفته را در دسترس پژوهشگراني قرار داد كه طرف قرارداد پنتاگون بودند. اين شبكه از طريق بنياد ملي علوم ( NSF) به فعاليت هاي غير نظامي نيز تعميم يافت و خيلي زود مورد توجه كل جامعه علمي ايالات متحده قرار گرفت. شبكه اينترنت متنوع ترين منابع اطلاعات را در دسترس مراجعه كنندگان قرار مي دهد. همين حالا اين شبكه به شبكه اي جهان گستر  (world wide web) تبديل شده است بطوري كه دسترسي به انواع اطلاعات، نوشته، عكس، تصاوير متحرك و صدا را به رايگان يا با هزينه اي ناچيز امكان پذير مي سازد. به كمك  نرم افزارهاي بسيار موثري كه استفاده از آنها براي مصرف كنندگان آسان است سفر بر روي اين شبكه هيچ گونه دشواري عمده اي نخواهد داشت.

     كليد موفقيت اينترنت اين است كه در واقع تنها شبكه جهاني است كه دسترسي به آن براحتي امكان پذير است؛ پديده اي كه از آسيا گرفته تا آمريكا و از آمريكاي لاتين تا آفريقاي محروم را تحت پوشش خود قرار داده است. توزيع اطلاعات و سرعت آن تحولي است كه اينترنت ايجاد نموده است. با نگاهي به تاريخچه عناصر قديمي تكنولوژي همچون تلويزيون، راديو، تلفن     درمي يابيم كه 12 سال طول كشيد تا تلويزيون 50 ميليون استفاده كننده براي خود فراهم كند. در مورد تلفن اين جريان 75 سال به درازا كشيد تا 50 ميليون كاربر از تلفن استفاده كردند. اما در خصوص اينترنت تنها 5 سال طول كشيد تا 50 ميليون كاربر اينترنتي به وجود آيند. بنابراين نه تنها اينترنت يك تكنولوژي ارتباطي است كه بر ديگر تكنولوژي ها غلبه دارد بلكه نوعي دانش است كه تلاش دولت ها براي كنترل و نفوذ در آن بي تاثير است.

     توسعه اينترنت مانند تكوين الفبا يك حركت تاريخي است. اين تكنولوژي بر ديگر    تكنولوژي ها و نيز بر انديشه ها تأثير گذاشته است. در ضمن اينترنت موجود فضايي مجازي بوده است؛ فضايي كه در آن بسياري با هم صحبت مي كنند، بحث مي كنند، عقايد سياسي، مذهبي، اجتماعي و … يكديگر را به چالش مي كشانند و از يكديگر مطلع مي شوند. سالنامه صنعت كامپيوتر در سال 1999 تخمين زد كه در هزاره جديد شمار كاربرهاي اينترنت به 490 ميليون نفر خواهد رسيد. البته موانعي هم در اين راه وجود دارد.

     تغييرات گسترده و پيشرفت ها به دست آمده در عرصه تكنولوژي اطلاعات در چند دهه گذشته ضرورت تجديد نظر در مسائل مختلف سازمان را اجتناب ناپذير كرده است. به كارگيري فن آوريهاي اطلاعاتي نظير اينترنت، پست الكترونيك و همچنين فراگير شدن استفاده از كامپيوتر و شبكه هاي كامپيوتري باعث شده است تا شكل هاي سازماني جديدي پا به عرصه وجود گذارند كه ماهيتي كاملا متفاوت با سازمانهاي سنتي، بزرگ و ديوان سالار دارند. به تبع ماهيت جديد، آنها بايد استرتژي ها و ساختارهاي كهنه را رها كنند، توليدات جديد داشته باشند و مهارتهاي جديدي را توسعه بخشند.

كاربرد در مديريت

     تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مديران را قادر مي سازد تا با سازمان، محيط و يكديگر ارتباط بيشتر و بهتري برقرار نمايند. سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي، سيستم تصميم گيري گروهي و سيستم پيام دهنده الكترونيكي از مهمترين دستاوردهاي تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي است.      فايده هايي را كه اين تكنولوژي براي فرايند مديريت داشته است مي توان به شرح زير برشمرد:

1.        مشاركت بيشتر در تصميم گيري: مديران براي ايجاد ارتباط بين خود بايد مقداري وقت و نيرو صرف كنند. با استفاده از تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مي توان مقدار وقت يا تلاشي را كه در اين راه صرف مي شود كاهش داد، بويژه زماني كه مديران از نظر فيزيكي در فاصله دور از هم قرار داشته باشند. براي مثال، فردي كه مي خواست محصول جديدي را توليد و عرضه نمايد يك پيام الكترونيكي فرستاد و در رابطه با ويژگي محصول جديد نظر خواهي كرد. او بيش از 150 پيشنهاد از چهار گوشه جهان دريافت كرد كه تقريبا همه آنها از كساني بودند كه با وي هيچ گونه آشنايي نداشتند. گذشته از اين، نتيجه تحقيقات نشان مي دهد كه تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث مي شود كه تماس هاي بين مديران رده بالا و رده پايين سازمان افزايش يابد. مديران رده مياني سازمان مي توانند بصورتي مستقيم با مدير تماس بگيرند، و يك معاون مي تواند بصورت مستقيم با مهندس طرح تماس برقرار نمايد.

     در يكي از برزگترين خرده فروشي هاي دنيا كه انواع شيريني و شكلات را توليد و عرضه    مي كند، كاركنان واحدها و شاخه هاي مختلف سازمان با استفاده از سيستم ارتباط الكترونيكي به صورتي مستقيم با مديرعامل تماس مي گيرند و ديدگاه ها يا نظريه هاي خود را درباره محصولات شركت هاي رقيب و واكنش مشتريان به اطلاع وي مي رسانند.

2.        افزايش سرعت تصميم گيري: استفاده از تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث مي شود كه سازمان وقت كمتري را صرف گردهمايي هاي لازم براي تصميم گيري نمايند. همچنين كاربرد اين تكنولوژي توانسته است مدت زماني را كه سازمان ها بايد صرف تفويض اختيار كنند كاهش دهند. تكرار پيام ها كاهش مي يابد و گروه هاي ذي نفع مي توانند بصورت مستقيم با يكديگر تماس برقرار كنند. براي مثال، شركت زيراكس توانست زمان جلسه يا گردهمايي را (با استفاده از سيستم كامپيوتري جديد) كاهش دهد. پيش از تشكيل جلسه لازم نيست هيچ گونه نوشته يا كاغذي بين افراد و دواير رد و بدل شود. هر واحدي طرح خود را بصورت پيام الكترونيكي، پنج روز پيش از تشكيل جلسه مي دهد، و هر يك از مديران عالي اجرايي آن را مطالعه مي كند. زمان جلسه كوتاه است زيرا هر يك از آنها پيش از آن به حد كافي براي مسئله مورد افزايش وقت صرف كرده است.

3.        افزايش سرعت شناسايي مسائل: با استفاده از تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي، فعاليت هاي سازمان بيشتر و بهتر در معرض ديد مديران قرار مي گيرد. براي مثال، داده هاي مربوط به فروش و تحقيقات بازار (از نظر خرده فروشي ها و بررسي هاي انجام شده) براي مديران دستياب تر مي شود. مديران مي توانند به صدها مخزن اطلاعاتي درباره صنعت، امور مالي و الگوهاي آماري دسترسي داشته باشند. اين سيستم اطلاعاتي به سازمان ها و مديران امكان    مي دهد تا حجم بزرگتري از اطلاعات را با دامنه هاي بسيار وسيع تر جمع آوري نمايند. براي مثال، مديرعامل يك شركت بزرگ خرده فروشي مي گويد من مي توانم از هر يك از واحدها و فروشگاه هاي خود اطلاعات گوناگون بگيرم. مثلا مي دانم كه چند مشتري از مسئول واحد الف درباره شكلات يا نان قندي چه پرسش هايي كرده اند يا چه تعداد از مشتريان (به دليل حساسيت داشتن به ماده خاصي) درباره محتواي نوع خاصي از شيريني پرسش داشته اند، و سرانجام اينكه من از هرگونه اظهار نظر مشتريان درباره انواع شيريني هايي كه توليد و عرضه مي كنيم آگاهي مي يابم.

طرح ريزي سازمان

     اينك سازمان ها به اثرات شگرفي كه تكنولوژي پيشرفته اطلاعات بر ساختار سازماني دارد پي برده اند. نتيجه تحقيقاتي كه در اين زمينه انجام شده اين اثرات را به شرح زير مشخص ساخته است:

1.        كاهش ارتفاع هرم سازمان: كاربرد تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي باعث شده است كه بسياري از سازمان ها از سطوح متعدد مديريت بكاهند. سازماني كه در لندن از اين تكنولوژي پيشرفته استفاده كرد به جاي رعايت دقيق سلسله مراتب اداري سعي كرد به كاركنان و اعضاي سازمان اختيار بيشتري بدهد و سطوح مديريت را از 13 به 4 كاهش داد. نمونه ديگر، شركت بيمه آتناست كه با استفاده از تكنولوژي اطلاعاتي تيم هايي را جايگزين سيستم سرپرستي قديمي كرد كه طبق سلسله اختيارات منسوخ كار مي كردند.     

2.        تمركز يا عدم تمركز بيشتر: با توجه به ديدگاه مديريت، كاربرد تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي مي تواند موجب تمركز يا عدم تمركز مديريت در سازمان شود. مديراني كه مي خواهند سيستم تصميم گيري خود را متمركز نمايند مي توانند از اين تكنولوژي استفاده كنند تا اطلاعات بيشتري گرد آورند و تصميمات بيشتري بگيرند كه اين اغلب مسئووليت بيشتري در پي خواهد داشت. از سوي ديگر، مديراني كه بخواهند سيستم مديريت خود را نامتمركز كنند مي توانند با به كارگيري اين تكنولوژي، اطلاعات بيشتري را در به كارگيري اين تكنولوژي، اطلاعات بيشتري را در اختيار كاركنان و اعضاي سازمان قرار دهند و بر ميزان مشاركت آنها در تصميم گيري ها و استقلال و خودمختاري آنان بيفزايند. فلسفه مديريت و فرهنگ سازمان در تعيين نتيجه كاربرد اين تكنولوژي (در جهت متمركز بودن يا نامتمركز ساختن مديريت) نقش اصلي را ايفا مي كند.

3.        بهبود هماهنگي: شايد يكي از بزرگترين ره آوردهاي تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي اين باشد كه مديران حتي زماني كه دفاتر يا فروشگاه ها در نقاط مختلف دنيا پراكنده اند مي توانند با يكديگر ارتباط بيشتري برقرار سازند. سه روش حاصل از كاربرد اين تكنولوژي (يعني سيستم پيام دهنده الكترونيكي، سيستم اطلاعاتي مديران اجرايي و تشكيل ميزگرد از راه دور) مديران را قادر ساخته است تا با يكديگر ارتباط برقرار كنند و از فعاليت ها و نتايج كار يكديگر آگاه شوند. سيستم كامپيوتري كانال هاي ارتباطي جديدي به وجود مي آورد كه مديران مي توانند با استفاده از آن به صورت يگ گروه درآيند و داراي رفتار گروهي گردند. اين تكنولوژي در از ميان برداشتن موانع به مديران كمك مي كند و نوعي احساس گروهي خلق مي نمايد كه به هويت سازماني (يعني همان چيزي كه پيش از آن وجود نداشت) راه مي برد.

4.        شرح دقيق تر وظايف: با كاهش وظايف اداري، كاربرد اين تكنولوژي موجب مي شود كه سياست ها به صورتي دقيق تر و شرح وظايف به گونه اي مفصل تر بيان شود. شركت هايي كه از تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي استفاده مي كنند شباهت زيادي به سازمان هاي خدماتي پيدا مي كنند. پست هاي مديريت و اداري كه پس از به كارگيري اين سيستم اطلاعاتي باقي       مي ماند بايد به صورتي آگاهانه تر عمل كنند، به كارهاي سنگين تر دست يازند و آماده حل مشكلات گوناگون شوند.    

5.        افزايش كاركنان متخصص: كاربرد سيستم اطلاعاتي پيچيده نيازمند كاركناني بسيار آموزش ديده و حرفه اي است كه بتوانند با اين سيستم كار كنند و آن را سرپا نگه دارند. در بيشتر موارد سازمان ها بايد پس از به كارگيري اين تكنولوژي كارگران غير ماهر خود را افراد ماهر و متخصص جايگزين نمايند. براي مثال، گروه بانكداران آمريكاي شمالي پس از به كارگيري «سيستم خدماتي مشتريان» مجبور شد نسبت كاركنان ماهر و حرفه اي خود را از 30 به 60 درصد برساند. اين سيستم، جايگزين تعداد زيادي از نيروهاي دفتري شد. براي كارهايي چون نامه نويسي، بايگاني و پر كردن فرم ها تعداد اندكي كارمند لازم بود و بقيه منتظر خدمت شدند. مديران رده هاي بالايي و مياني سازمان با استفاده از اين تكنولوژي مي توانند    بخشنامه ها و پيام ها را خود بنويسند و با استفاده از سيستم پست الكترونيكي ارسال كنند.

فرهنگ محل كار

     تغييراتي كه در فرايند مديريت و طرح سازماني رخ داده بدان معني است كه زندگي اداري دستخوش تغييراتي شده است. معمولا با ورود تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي به شركت، فرهنگ سازماني تغيير مي كند. با توجه به روش مديريت امكان دارد اين پديده باعث افزايش اختيارات كاركنان و اعضاي سازمان شود زيرا آنها به اطلاعاتي دست مي يابند كه در گذشته از آن محروم بوده اند. پس از اينكه مديريت مشخص كرد چه كساني به اطلاعات دسترسي خواهند داشت، نوع رابطه كاركنان تغيير خواهد كرد. يادآوري اين نكته مهم است كه تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي نه تنها بر ساختار سازمان بلكه بر افراد درون سازمان نيز اثر مي گذارد.

امور اقتصادي

     در عصر اطلاعات، جنبه هاي اقتصادي امور دگرگون گشته است. باري مثال، در جستجويي روش هايي هستيم تا پردازش اطلاعات را براي منابع با ارزش و گران قيمتي چون نيروي انساني، موجودي كالا، وجوه نقد، زمين، كارخانه و تجهيزات به نحوي ارزان فراهم نمايد. شيوه هاي سنتي و كلاسيك كامپيوتري كردن موجب صرفه جويي در نيروي كار عمليات تكراري و يكنواخت بويژه در امور دفتري و اداري گرديده است. گرچه صرفه جويي در نيروي كار هنوز هم هدف بسياري از سيستم هاي اطلاعاتي است ولي شيوه جاري تاكيد را بر صرفه جويي هاي بيشتر در فعاليت هاي محوري و اصلي سازمان قرار مي دهد. براي توضيح بيشتر به مثال هاي زير توجه كنيد:

     ـ در عمليات انبارداري، همه اقلام مربوط به سفارش هاي مشتري را در محلي خاص قرار   مي دهيم تا مسافت و تعداد دفعات جمع آوري مواد لازم براي حمل و ارسال كالا به مشتري را بتوان كاهش داد.

     ـ سيستم مديريت وجوه نقد، پيش بيني هاي زماني دقيقي از جريانات ورود و خروج وجوه به عمل مي آورد تا ناكارايي وجوه را كمينه سازد.

     ـ سيستم ارسال با كاميون، جدول زمان بندي بارگيري كاميون هاي خاص را طوري طرح ريزي مي نمايد تا مسافت كل پيموده شده به كمترين ميزان كاهش يابد و در سوخت، نيروي كار، وجوه سرمايه گذاري شده در كاميون ها صرفه جويي به عمل آيد.

     ـ مهندسين با استفاده از كامپيوتر، جزئيات حركت وسيله نقليه را شبيه سازي مي كنند تا در وقت مهندسين و هزينه هاي ايجاد مدل واقعي و آزمون طرح مورد نظر صرفه جويي شود.   

     تمامي موارد فوق تاكيدي است بر اينكه سيستم اطلاعاتي كمك مي كند تا سازمان به جاي سخت تر و بيشتر كاركردن با هوش تر كار كند. در اين جريان، سيستم اطلاعاتي اقدام به پيش بيني دقيق تر و تقريبا جامع فعاليت هاي سازمان مي نمايد.

نتيجه گيري

     سازمان ها از تكنولوژي پيشرفته اطلاعاتي استفاده مي كنند و اين تكنولوژي بر طراحي   سازمان ها اثرات شگرفي گذاشته است. در بيشتر موارد اين اثرات مثبت بوده است و ساختارهاي سازماني بيشتر حالت پويا به خود گرفته اند. هم از نظر كارگاهي و هم در سلسله مراتب مديريت، اين تكنولوژي ها جايگزين كارهاي روزانه و تكراري شده، به كاركنان و اعضاي سازمان خودمختاري و استقلال بيشتر داده و كارها را جالب تر نموده است. همچنين كاربرد تكنولوژي اطلاعات موجب تقويت كارهاي گروهي گشته و باعث شده است تا سازمان ها انعطاف پذيرتر شوند و نسبت به محيط سريعتر واكنش نشان دهند. سرانجام اينكه كاربرد تكنولوژي اطلاعات باعث غني سازي مشاغل شده به گونه اي كه بر طراوت و شادابي (محل كار كاركنان) افزوده است.

منابع

1.        عليرضا طيب، تكنولوژي اطلاعات (گردآوري و ترجمه)، تهران، نشر سفير، 1379.

2.        هوشنگ مومني، سيستم هاي اطلاعاتي مديريت M.I.S، تهران، نشر اتحاد، 1372.

3.        سيد محمدحسين شاهنگيان، مديريت اطلاعات و اطلاع رساني (مفاهيم و روش ها). تهران، دانشگاه امام حسين (ع)، 1369.

4.        لاودن، نظامهاي اطلاعات مديريت (ن.ا.م) سازمان فن آوري، ترجمه عبدالرضا رضائي نژاد، تهران، موسسه خدمات فرهنگي رسا، 1377.

5.        دفت، مباني تئوري و طراحي سازمان، ترجمه علي پارسائيان و سيد محمد اعرابي، تهران، دفتر پژوهش هاي فرهنگي، 1378.

6.        جان زايتس، مسائل جهاني. ترجمه عشرت فرودي. تهران، فرهنگ و انديشه، 1380.

7.        موتورهاي كاوش اينترنت (درآمدي بر بازيابي بهينه اطلاعات)، ترجمه غلام علي منتظر. تهران، كوير، 1381.

8.        علي اصغر انواري رستمي، آشنايي با مباني سيستم هاي اطلاعاتي مديريت، تهران، طراحان نشر، 1375.

9.        «ويژگيهاي برنامه ريزي تكنولوژي اطلاعاتي»، تدبير، شماره 121، ارديبهشت 1381.

10.      «تكنولوژي هاي جديد ارتباطي و پيامدهاي فرهنگي»، آفتاب، شماره هشتم، مهر 1380.

11.              «آينده تكنولوژي اطلاعات»، تدبير، شماره 69، دي ماه 1376.